O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e os arts. 74, § 2º, e 913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, resolve:
Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP.
Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto – SREP – é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.
Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobre jornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto – REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.
Art. 4º O REP deverá apresentar os seguintes requisitos:
I – relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
II – mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
III – dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;
IV – meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto – MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
V – meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
VI – porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;
VII – para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e
VIII – a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.
Art. 5º Os seguintes dados deverão ser gravados na MT:
I – do empregador: tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço; e
II – dos empregados que utilizam o REP: nome, PIS e demais dados necessários à identificação do empregado pelo equipamento.
Art. 6º As seguintes operações deverão ser gravadas de forma permanente na MRP:
I – inclusão ou alteração das informações do empregador na MT, contendo os seguintes dados: data e hora da inclusão ou alteração; tipo de operação; tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço;
II – marcação de ponto, com os seguintes dados: número do PIS, data e hora da marcação;
III – ajuste do relógio interno, contendo os seguintes dados: data antes do ajuste, hora antes do ajuste, data ajustada, hora ajustada; e
IV – inserção, alteração e exclusão de dados do empregado na MT, contendo: data e hora da operação, tipo de operação, número do PIS e nome do empregado.
Parágrafo único. Cada registro gravado na MRP deve conter Número Seqüencial de Registro – NSR consistindo em numeração seqüencial em incrementos unitários, iniciando-se em 1 na primeira operação do REP.
Art. 7º O REP deverá prover as seguintes funcionalidades:
I – marcação de Ponto, composta dos seguintes passos:
a) receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento;
b) obter a hora do Relógio de Tempo Real;
c) registrar a marcação de ponto na MRP; e
d) imprimir o comprovante do trabalhador.
II – geração do Arquivo-Fonte de Dados – AFD, a partir dos dados armazenados na MRP;
III – gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;
IV – emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas vinte e quatro horas precedentes, contendo:
a) cabeçalho com Identificador e razão social do empregador, local de prestação de serviço, número de fabricação do REP;
b) NSR;
c) número do PIS e nome do empregado; e
d) horário da marcação.
Art. 8º O registro da marcação de ponto gravado na MRP consistirá dos seguintes campos:
I – NSR;
II – PIS do trabalhador;
III – data da marcação; e
IV – horário da marcação, composto de hora e minutos.
Art. 9º O Arquivo-Fonte de Dados será gerado pelo REP e conterá todos os dados armazenados na MRP, segundo formato descrito no Anexo I.
Art. 10. O REP deverá atender aos seguintes requisitos:
I – não permitir alterações ou apagamento dos dados armazenados na Memória de Registro de Ponto;
II – ser inviolável de forma a atender aos requisitos do art. 2º;
III – não possuir funcionalidades que permitam restringir as marcações de ponto
IV – não possuir funcionalidades que permitam registros automáticos de ponto; e
V – possuir identificação do REP gravada de forma indelével na sua estrutura externa, contendo CNPJ e nome do fabricante, marca, modelo e número de fabricação do REP.
Parágrafo único. O número de fabricação do REP é o número exclusivo de cada equipamento e consistirá na junção seqüencial do número de cadastro do fabricante no MTE, número de registro do modelo no MTE e número série único do equipamento.
Art. 11. Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é um documento impresso para o empregado acompanhar, a cada marcação, o controle de sua jornada de trabalho, contendo as seguintes informações:
I – cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
II – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
III – local da prestação do serviço;
IV – número de fabricação do REP;
V – identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
VI – data e horário do respectivo registro; e
VII – NSR.
§ 1º A impressão deverá ser feita em cor contrastante com o papel, em caracteres legíveis com a densidade horizontal mínima de oito caracteres por centímetro e o caractere não poderá ter altura inferior a três milímetros.
§ 2º O empregador deverá disponibilizar meios para a emissão obrigatória do Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador no momento de qualquer marcação de ponto.
Art. 12. O “Programa de Tratamento de Registro de Ponto” é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório “Espelho de Ponto Eletrônico”, de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados – AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais – ACJEF, de acordo com o Anexo I.
Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.
Art. 13. O fabricante do REP deverá se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e Emprego, e solicitar o registro de cada um dos modelos de REP que produzir.
Art. 14. Para o registro do modelo do REP no MTE o fabricante deverá apresentar “Certificado de Conformidade do REP à Legislação” emitido por órgão técnico credenciado e “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” previsto no art. 17.
Art. 15. Qualquer alteração no REP certificado, inclusive nos programas residentes, ensejará novo processo de certificação e registro.
Art. 16. Toda a documentação técnica do circuito eletrônico, bem como os arquivos fontes dos programas residentes no equipamento, deverão estar à disposição do Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério Público do Trabalho e Justiça do Trabalho, quando solicitado.
Art. 17. O fabricante do equipamento REP deverá fornecer ao empregador usuário um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que o equipamento e os programas nele embutidos atendem às determinações desta portaria, especialmente que:
I – não possuem mecanismos que permitam alterações dos dados de marcações de ponto armazenados no equipamento;
II – não possuem mecanismos que restrinjam a marcação do ponto em qualquer horário;
III – não possuem mecanismos que permitam o bloqueio à marcação de ponto; e
IV – possuem dispositivos de segurança para impedir o acesso ao equipamento por terceiros.
§ 1º No “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” deverá constar que os declarantes estão cientes das conseqüências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.
§ 2º O empregador deverá apresentar o documento de que trata este artigo à Inspeção do Trabalho, quando solicitado.
Art. 18. O fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico deverá fornecer ao consumidor do seu programa um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” assinado pelo responsável técnico pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações desta portaria, especialmente que não permita:
I – alterações no AFD; e
II – divergências entre o AFD e os demais arquivos e relatórios gerados pelo programa.
§ 1º A declaração deverá constar ao seu término que os declarantes estão cientes das conseqüências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.
§ 2º Este documento deverá ficar disponível para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.
Art. 19. O empregador só poderá utilizar o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto se possuir os atestados emitidos pelos fabricantes dos equipamentos e programas utilizados, nos termos dos arts. 17, 18 e 26 desta Portaria.
Art. 20. O empregador usuário do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto deverá se cadastrar no MTE via internet informando seus dados, equipamentos e softwares utilizados.
Art. 21. O REP deve sempre estar disponível no local da prestação do trabalho para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Art. 22. O empregador deverá prontamente disponibilizar os arquivos gerados e relatórios emitidos pelo “Programa de Tratamento de Dados do Registro de Ponto” aos Auditores-Fiscais do Trabalho.
Art. 23. O MTE credenciará órgãos técnicos para a realização da análise de conformidade técnica dos equipamentos REP à legislação.
§ 1º Para se habilitar ao credenciamento, o órgão técnico pretendente deverá realizar pesquisa ou desenvolvimento e atuar nas áreas de engenharia eletrônica ou de tecnologia da informação e atender a uma das seguintes condições:
I – ser entidade da administração pública direta ou indireta; e
II – ser entidade de ensino, pública ou privada, sem fins lucrativos.
§ 2º O órgão técnico interessado deverá requerer seu credenciamento ao MTE mediante apresentação de:
I – documentação comprobatória dos requisitos estabelecidos no § 1º;
II – descrição detalhada dos procedimentos que serão empregados na análise de conformidade de REP, observando os requisitos estabelecidos pelo MTE;
III – cópia reprográfica de termo de confidencialidade celebrado entre o órgão técnico pretendente ao credenciamento e os técnicos envolvidos com a análise; e
IV – indicação do responsável técnico e do responsável pelo órgão técnico.
Art. 24. O órgão técnico credenciado:
I – deverá apresentar cópia reprográfica do termo de confidencialidade de que trata o inciso III do § 2º do art. 23, sempre que novo técnico estiver envolvido com o processo de análise de conformidade técnica do REP;
II – não poderá utilizar os serviços de pessoa que mantenha ou tenha mantido vínculo nos últimos dois anos com qualquer fabricante de REP, ou com o MTE; e
III – deverá participar, quando convocado pelo MTE, da elaboração de especificações técnicas para estabelecimento de requisitos para desenvolvimento e fabricação de REP, sem ônus para o MTE.
Art. 25. O credenciamento do órgão técnico poderá ser:
I – cancelado a pedido do órgão técnico;
II – suspenso pelo MTE por prazo não superior a noventa dias; e
III – cassado pelo MTE.
Art. 26. O “Certificado de Conformidade do REP à Legislação” será emitido pelo órgão técnico credenciado contendo no mínimo as seguintes informações:
I – declaração de conformidade do REP à legislação aplicada;
II – identificação do fabricante do REP;
III – identificação da marca e modelo do REP;
IV – especificação dos dispositivos de armazenamento de dados utilizados;
V – descrição do sistemas que garantam a inviolabilidade do equipamento e integridade dos dados armazenados;
VI – data do protocolo do pedido no órgão técnico;
VII – número seqüencial do “Certificado de Conformidade do REP à Legislação” no órgão técnico certificador;
VIII – identificação do órgão técnico e assinatura do responsável técnico e do responsável pelo órgão técnico, conforme inciso IV do § 2º do art. 23; e
IX – documentação fotográfica do equipamento certificado.
Art. 27. Concluída a análise, não sendo constatada desconformidade, o órgão técnico credenciado emitirá “Certificado de Conformidade do REP à Legislação”, nos termos do disposto no art. 26.
Art. 28. O descumprimento de qualquer determinação ou especificação constante desta Portaria descaracteriza o controle eletrônico de jornada, pois este não se prestará às finalidades que a Lei lhe destina, o que ensejará a lavratura de auto de infração com base no art. 74, § 2º, da CLT, pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Art. 29. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou subrotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.
§ 1º O Auditor-Fiscal do Trabalho deverá elaborar relatório circunstanciado, contendo cópia dos autos de infração lavrados e da documentação apreendida.
§ 2º A chefia da fiscalização enviará o relatório ao Ministério Público do Trabalho e outros órgãos que julgar pertinentes.
Art. 30. O Ministério do Trabalho e Emprego criará os cadastros previstos nesta Portaria, com parâmetros definidos pela Secretaria de Inspeção do Trabalho – SIT.
Art. 31. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, exceto quanto à utilização obrigatória do REP, que entrará em vigor após doze meses contados da data de sua publicação.
Parágrafo único. Enquanto não for adotado o REP, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto poderá receber dados em formato diferente do especificado no anexo I para o AFD, mantendose a integridade dos dados originais.
